Antecedentes

Drive Inventory Reporting incorpora campos más detallados para analizar el uso compartido externo desde Google BigQuery. La actualización consolida permisos directos, membresías de grupos y enlaces públicos para facilitar la identificación de archivos expuestos fuera de la organización y priorizar aquellos que contienen información de mayor riesgo.

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Antecedentes

Según el anuncio oficial Enhanced external sharing insights now available in Drive Inventory Reporting, publicado el 17 de agosto de 2026, los administradores pueden consultar nuevos campos de uso compartido externo en las exportaciones de inventario de Google Drive realizadas mediante BigQuery.

El sistema consolida estructuras de permisos que pueden incluir accesos directos, membresías de Google Groups y enlaces públicos. Estos elementos se convierten en señales más claras para que los responsables de seguridad identifiquen qué archivos pueden ser consultados fuera de la organización.

Los nuevos datos también permiten diferenciar usuarios humanos, cuentas de servicio y archivos publicados en la web. Los administradores pueden relacionar esta información con los metadatos existentes de Data Loss Prevention para priorizar la revisión de archivos sensibles con exposición externa.

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RECUERDE: External sharing calculations está desactivado de forma predeterminada. En organizaciones con grupos grandes, activarlo puede aumentar el tiempo de procesamiento y afectar la entrega de los informes.{alertSuccess}

Impacto

La actualización reduce la dificultad de interpretar permisos complejos y facilita la detección de exposición externa a gran escala. Al combinar las nuevas señales con datos de DLP, los equipos pueden concentrar sus revisiones en documentos que presentan simultáneamente contenido sensible y accesos externos.

Por lo que:

• Los permisos directos, los grupos y los enlaces públicos se consolidan en señales de exposición.
• Los informes diferencian usuarios humanos y cuentas de servicio.
• Los administradores pueden identificar archivos publicados en la web.
• Los datos pueden relacionarse con metadatos de DLP.
• Los equipos pueden priorizar la corrección de archivos con mayor riesgo.

Recomendaciones

Antes de activar los cálculos, conviene evaluar el tamaño de los grupos y el calendario de generación de informes. También debe definirse un criterio de prioridad que combine la exposición externa, la sensibilidad detectada mediante DLP y el tipo de identidad que conserva acceso al archivo.

Para ello:

• Active External sharing calculations desde la configuración del informe de inventario.
• Supervise los tiempos de procesamiento después de habilitar la función.
• Revise primero los archivos públicos que contengan información sensible.
• Compruebe los accesos concedidos mediante grupos y cuentas de servicio.
• Prepare consultas de BigQuery que relacionen los nuevos campos con los metadatos de DLP.

Disponibilidad y requisitos

Antes de empezar debe saber:

• Administradores: la función está desactivada de forma predeterminada y puede habilitarse mediante External sharing calculations en la configuración de Drive Inventory Reporting.
• Usuarios finales: no existe una configuración ni un cambio directo en la experiencia de los usuarios.
• Procesamiento: los grupos grandes pueden aumentar el tiempo necesario para generar el informe.

Ritmo de lanzamiento

• Rapid Release domains y Scheduled Release domains: despliegue gradual de hasta 15 días, iniciado el 14 de agosto de 2026.

Disponibilidad

• Enterprise: Enterprise Standard y Enterprise Plus.
• Education: Education Standard y Education Plus.
• Otras ediciones: Frontline Plus, Enterprise Essentials Plus y Cloud Identity Premium.

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