Antecedentes

Google Drive mejora Drive Inventory Reporting con nuevos campos para analizar con mayor precisión el uso compartido externo dentro de una organización. Los administradores pueden consolidar permisos directos, membresías de grupos y enlaces públicos para identificar exposición externa y relacionarla con información de Data Loss Prevention (DLP).

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Antecedentes

Según el anuncio oficial Enhanced external sharing insights now available in Drive Inventory Reporting, publicado el 17 de agosto de 2026, Google incorpora nuevos campos de external sharing para los administradores que utilizan Drive Inventory Reporting mediante Google BigQuery.

La actualización consolida automáticamente distintos mecanismos de acceso, como permisos directos, membresías de Google Groups y enlaces públicos, para convertir estructuras de permisos complejas en señales más claras. Esto facilita identificar archivos y recursos de Google Drive que pueden estar expuestos fuera de la organización.

Los nuevos datos también permiten distinguir entre usuarios humanos, service accounts y archivos publicados en la web. Además, los administradores pueden cruzar estos atributos de uso compartido con los metadatos existentes de Data Loss Prevention (DLP), ayudando a priorizar la revisión de contenido que combine exposición externa con información potencialmente sensible.

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RECUERDE: Los nuevos cálculos de external sharing están desactivados de forma predeterminada y deben habilitarse desde los settings de Drive inventory report en la Google Admin console.{alertSuccess}

Impacto

La mejora proporciona a los equipos de seguridad y administración una visión más directa sobre cómo se comparte la información fuera de la organización. En lugar de interpretar por separado permisos individuales, grupos y enlaces públicos, Drive Inventory Reporting puede consolidar estos elementos y facilitar la detección de escenarios de exposición que requieran revisión.

Por lo que:

• Los administradores pueden identificar con mayor claridad archivos con exposición externa dentro de Google Drive.
• Los reportes distinguen entre usuarios humanos, service accounts y archivos publicados directamente en la web.
• Los atributos de external sharing pueden analizarse junto con metadatos DLP para priorizar archivos con mayor riesgo.
• Los permisos directos, membresías de grupos y enlaces públicos se consolidan en señales más fáciles de analizar mediante BigQuery.

Recomendaciones

Antes de habilitar los nuevos cálculos en entornos grandes, conviene evaluar el volumen de Google Groups y revisar los procesos que dependen de la entrega de los reportes. Google advierte que las organizaciones con grupos numerosos pueden experimentar un aumento en el tiempo necesario para procesar la información.

Para ello:

• Active External sharing calculations primero en un entorno controlado y compruebe el impacto sobre los tiempos de procesamiento.
• Utilice los nuevos campos junto con metadatos DLP para priorizar archivos sensibles que también tengan exposición externa.
• Revise especialmente los accesos derivados de Google Groups y enlaces públicos, ya que pueden ampliar el alcance efectivo de un archivo.
• Actualice las consultas de BigQuery utilizadas para auditorías si desea incorporar los nuevos atributos de external sharing.

Disponibilidad y requisitos

Antes de empezar debe saber:

• Administradores: la función está desactivada de forma predeterminada. Puede habilitarse mediante External sharing calculations dentro de Drive inventory report settings en la Google Admin console.
• Usuarios finales: no hay una configuración para usuarios finales, ya que la mejora está dirigida al análisis administrativo de Drive Inventory Reporting en Google BigQuery.
• Procesamiento: en organizaciones con Google Groups grandes, habilitar estos cálculos puede aumentar el tiempo de procesamiento y afectar los plazos de entrega de los reportes.

Ritmo de lanzamiento

• Rapid Release and Scheduled Release domains: Gradual rollout de hasta 15 días para la visibilidad de la función, iniciado el 14 de agosto de 2026.

Disponibilidad

• Enterprise: Enterprise Standard y Enterprise Plus.
• Education: Education Standard y Education Plus.
• Other Editions: Frontline Plus, Enterprise Essentials Plus y Cloud Identity Premium.

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