Google Drive anuncia la disponibilidad general de Organize My Files, una función que utiliza Gemini para analizar archivos sueltos y sugerir su traslado a carpetas existentes o a nuevas carpetas creadas según su contenido y la estructura de organización del usuario.
Antecedentes
Según el anuncio oficial Organize My Files in Drive now generally available, Google presentó originalmente esta función en beta en octubre de 2025 y ahora comienza a ofrecerla de forma general para los planes compatibles.
Organize My Files busca reducir el trabajo repetitivo que supone revisar archivos sueltos y trasladarlos manualmente a las carpetas correspondientes. Gemini analiza el contenido, los patrones de organización y las prácticas habituales del usuario para recomendar una estructura más ordenada.
La herramienta no mueve automáticamente ningún archivo. El usuario puede revisar, modificar, aceptar o rechazar cada propuesta antes de aplicar los cambios.
RECUERDE: Gemini únicamente mostrará recomendaciones. Los archivos permanecerán en su ubicación original hasta que el usuario seleccione las propuestas y confirme el traslado.{alertSuccess}
Impacto
Los usuarios pueden acceder a la nueva experiencia mediante la opción Suggest File Moves, disponible dentro de My Drive y en las carpetas principales que contengan archivos compatibles con la función.
- Carpetas existentes: Gemini recomienda trasladar archivos a ubicaciones que ya forman parte de la estructura de Drive.
- Nuevas carpetas: puede proponer carpetas para agrupar archivos relacionados.
- Revisión individual: el usuario puede seleccionar o deseleccionar cada sugerencia mediante casillas.
- Destinos personalizables: es posible modificar la ubicación recomendada antes de mover los archivos.
- Nombres editables: las nuevas carpetas sugeridas pueden renombrarse directamente desde la interfaz.
- Movimiento por lotes: todas las propuestas aprobadas pueden aplicarse en una sola operación.
Cuando el traslado pueda producir cambios en los permisos, Google Drive solicitará una confirmación adicional antes de completar la operación.
Recomendaciones
Antes de aplicar las propuestas de Gemini, conviene revisar cuidadosamente los archivos seleccionados, sus destinos y los posibles cambios en el acceso compartido.
- Revise las sugerencias: abra los archivos o consulte sus hovercards para confirmar que correspondan a la carpeta propuesta.
- Personalice la organización: use instrucciones como agrupar por año, proyecto o tipo de reunión.
- Controle las carpetas nuevas: ajuste sus nombres para mantener una nomenclatura uniforme.
- Verifique los permisos: compruebe cualquier advertencia antes de mover documentos compartidos.
- Use la opción Undo: si mueve archivos por error, puede revertir la operación desde el mensaje de confirmación.
Disponibilidad y requisitos
Cómo empezar
- Administradores: la función está habilitada de forma predeterminada cuando Gemini for Workspace in Drive se encuentra activado.
- Usuarios finales: deben tener habilitadas las Workspace smart features y utilizar Google Drive desde la web.
- Acceso: abra My Drive o una carpeta compatible y seleccione Suggest File Moves.
- Permisos: el usuario debe contar con acceso de editor sobre los archivos que desea organizar.
- Idioma: disponible globalmente únicamente en inglés.
Archivos compatibles
- PDFs
- Google Docs, Sheets y Slides
- Archivos de Microsoft Office
- Imágenes
- Videos con transcripciones
- Accesos directos de Google Drive
Ritmo de lanzamiento
- Rapid Release y Scheduled Release domains: disponible ahora.
Disponibilidad
- Business: Business Standard and Plus
- Enterprise: Enterprise Standard and Plus
- Consumer: Google AI Pro and Ultra
- Education Add-ons: Google AI Pro for Education
- Other Add-ons: AI Expanded Access
Acceso promocional
- Hasta el 15 de julio de 2026, los clientes de Google Workspace tendrán acceso promocional a límites de uso más altos para probar Organize My Files.
- Después de esa fecha se aplicarán límites de uso por usuario.
