Workspace Studio añade pasos para automatizar acciones en Drive, Gmail y Google Chat. Los flujos pueden mover o copiar archivos y carpetas, responder en conversaciones de correo y enviar respuestas en Chat. Los administradores disponen de controles por acción y pueden exigir aprobación cuando las automatizaciones se dirigen a audiencias externas.
Antecedentes
Según el anuncio oficial Automate Drive, Gmail, and Google Chat actions with new steps in Workspace Studio, Google amplía los pasos disponibles en Workspace Studio para conectar tareas entre aplicaciones. En Drive, los flujos pueden mover y copiar archivos o carpetas. En Gmail, pueden responder dentro de una conversación de correo. Estas acciones permiten construir automatizaciones que continúen un proceso existente sin limitarse a generar un mensaje o crear contenido nuevo.
En Google Chat, la nueva acción permite enviar respuestas dentro de espacios y conversaciones, con compatibilidad con Markdown. Esto facilita incorporar una automatización en un hilo donde ya existe contexto. El administrador puede revisar qué pasos están autorizados y determinar si una acción necesita controles adicionales antes de llegar a determinados destinatarios.
Google ofrece controles para deshabilitar pasos individuales y solicitar aprobación cuando se utilizan con audiencias externas. La disponibilidad predeterminada depende de que se permitan los pasos de Gemini para Workspace. Los controles administrativos y las acciones tienen fechas de lanzamiento distintas, por lo que la presencia de una configuración en la consola puede preceder a su uso en un flujo.
RECUERDE: Los controles administrativos y las nuevas acciones se despliegan en fechas distintas; revise ambos antes de activar un flujo.{alertSuccess}
Impacto
Los flujos pueden ejecutar tareas más concretas dentro de conversaciones y carpetas existentes. Esto amplía las posibilidades de seguimiento de un proceso, mientras los controles permiten limitar acciones individuales. Las organizaciones deben revisar los destinatarios y las aprobaciones requeridas cuando una automatización envía información a personas externas o modifica la ubicación de archivos compartidos.
Por lo que:
- Drive admite pasos para mover y copiar archivos o carpetas.
- Gmail y Chat incorporan respuestas dentro de conversaciones.
- Los administradores pueden limitar pasos y exigir aprobaciones externas.
Recomendaciones
Conviene revisar cada paso del flujo y comprobar los archivos, las conversaciones y los destinatarios afectados. Los administradores pueden habilitar únicamente las acciones necesarias y configurar aprobaciones para audiencias externas. Antes de utilizar una automatización de forma habitual, los responsables deben confirmar que los controles y los pasos ya estén disponibles en su dominio.
Para ello:
- Compruebe los permisos de cada nueva acción.
- Revise los destinatarios y las aprobaciones externas.
- Verifique el resultado del flujo antes de ampliarlo a otros procesos.
Disponibilidad y requisitos
Antes de empezar debe saber:
- Administradores: Pueden deshabilitar pasos individuales y exigir aprobación para audiencias externas; el acceso predeterminado depende de permitir los pasos de Gemini para Workspace.
- Usuarios finales: Pueden incorporar los nuevos pasos a flujos cuando estén disponibles y autorizados.
Ritmo de lanzamiento
- Ambos canales: controles de Drive y Chat, lanzamiento de 1 a 4 días desde el 1 de septiembre; acciones, de 1 a 3 días desde el 8 de septiembre de 2026.
- Ambos canales: controles de Gmail, de 1 a 4 días desde el 8 de septiembre; acciones, de 1 a 3 días desde el 14 de septiembre de 2026.
Disponibilidad
- Business Starter, Standard y Plus; Enterprise Standard y Plus; Education Fundamentals, Standard y Plus.
- Google AI Pro for Education, Teaching and Learning y AI Expanded Access.
