Workspace Studio amplía sus flows con custom starters, custom steps, integraciones externas en beta y webhooks. Las funciones permiten conectar lógica propia y servicios de terceros, pero llegan desactivadas por defecto y requieren revisar los controles de habilitación, las aprobaciones humanas y el alcance de las solicitudes externas.
Antecedentes
Según el anuncio oficial Automate workflows with custom starters and steps, third-party integrations, and webhooks in Workspace Studio, los flows pueden iniciarse con eventos personalizados, ejecutar lógica como funciones de Apps Script y conectar servicios externos. Las integraciones en beta incluyen Asana, Confluence, Hubspot, Jira, Mailchimp, Quickbooks, Salesforce y Slack. Los webhooks permiten enviar solicitudes HTTP a endpoints externos; la lista de URLs autorizadas depende de la edición contratada.
Los controles están en Apps > Google Workspace > Workspace Studio, dentro de Custom steps settings, Integration settings y Webhook settings. Las aprobaciones se gestionan en Approvals: custom steps e Integration tienen ajustes propios, mientras los webhooks siguen las aprobaciones de Sensitive Steps. La habilitación debe considerar tanto la conexión como la autorización para ejecutar acciones.
RECUERDE: Las funciones están OFF por defecto. Las integraciones de terceros están en beta y la allowlist de URLs para webhooks solo está disponible en las ediciones indicadas.{alertSuccess}
Impacto
La automatización puede abarcar tareas que antes requerían un traslado manual entre herramientas. Para administrarla, el equipo necesita conocer qué evento inicia cada flow, qué datos utiliza y qué acción ejecuta. La revisión de permisos y aprobaciones permite establecer responsables y comprobar el alcance antes de extender un proceso a más usuarios.
Por lo que:
- Custom starters y custom steps amplían los eventos y la lógica de los flows.
- Webhooks e integraciones permiten actuar sobre sistemas externos con controles administrativos.
Recomendaciones
Comience con un flow de alcance limitado y un resultado que pueda verificarse fácilmente. Documente el origen de los datos, el endpoint o servicio externo y la aprobación que corresponde a cada paso. Cuando utilice la beta, incluya esa condición en las instrucciones del equipo y revise las respuestas ante una ejecución incompleta.
Para ello:
- Revise los controles de Studio y Apps > Google Workspace > Workspace Studio > Approvals.
- Configure la URL allowlist de webhooks cuando la edición lo permita.
Disponibilidad y requisitos
Antes de empezar debe saber:
- Administradores: OFF por defecto. Habilitación en Apps > Google Workspace > Workspace Studio, mediante Custom steps settings, Integration settings y Webhook settings. Aprobaciones en Apps > Google Workspace > Workspace Studio > Approvals; Webhooks utiliza Sensitive Steps.
- Usuarios finales: Acceda a Workspace Studio tras la habilitación administrativa y consulte las guías de Custom Starters and Steps, Third-party Integrations y Webhooks.
Ritmo de lanzamiento
- Admin console, Rapid Release y Scheduled Release domains: rollout completo, de 1 a 3 días de visibilidad, desde el 17 de septiembre de 2026.
- Funciones para usuarios, Rapid Release domains: rollout completo, de 1 a 3 días, desde el 21 de septiembre de 2026.
- Funciones para usuarios, Scheduled Release domains: rollout gradual, hasta 15 días, desde el 30 de septiembre de 2026.
Disponibilidad
- Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus.
- Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus.
- Google AI Pro for Education, Teaching and Learning y AI Expanded Access.
- URL allowlist de webhooks: Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard y Education Plus.
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