Antecedentes

Google Workspace mejora los avisos Out-of-Domain a nivel de archivo para ayudar a los usuarios a identificar documentos externos con mayor claridad. La actualización amplía los indicadores externos en apps móviles, notificaciones por email, documentos compartidos con Chat spaces o Google Groups, y casos donde un service account externo tiene acceso al archivo.

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Antecedentes

Según el anuncio oficial Improvements to Out-of-Domain file-level warnings, Google amplía los avisos de archivos externos que fueron lanzados inicialmente en abril de 2025 para ayudar a prevenir exfiltración accidental de datos y posibles ataques de phishing que simulan contenido interno.

Estos avisos muestran un indicador External cuando un documento o usuario pertenece fuera de la organización de Workspace, ayudando a que los usuarios reconozcan mejor cuándo deben tener más cuidado al compartir o interactuar con contenido sensible.

Con esta mejora, el soporte se amplía en varios escenarios clave:

• Apps móviles: archivos en las apps Android e iOS de Drive, Docs, Sheets y Slides ahora incluyen indicadores externos.
• Chat spaces y Google Groups: si un espacio o grupo permite usuarios externos y recibe acceso a un documento, el archivo ahora muestra el external badge.
• Service accounts externos: si un service account con acceso al documento pertenece a una organización externa de Google Cloud, también se activa el external badge.
• Comment email notifications: las notificaciones por comentarios ahora incluyen badges para documentos y usuarios externos.
• File sharing email notifications: las notificaciones de uso compartido también muestran badges para documentos y usuarios externos.

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RECUERDE: La función está ON por defecto y puede desactivarse a nivel de domain y organización. Antes de desactivarla, evalúe el riesgo de compartir información sensible con usuarios o recursos externos.{alertSuccess}

Los avisos Out-of-Domain ayudan a identificar archivos y usuarios externos antes de compartir información sensible.

Impacto

La actualización refuerza la visibilidad de riesgo en archivos compartidos, especialmente en organizaciones donde se trabaja con colaboradores externos, grupos compartidos, espacios de Chat o automatizaciones mediante service accounts.

• Más cobertura móvil: los usuarios verán indicadores externos también en Android e iOS para Drive, Docs, Sheets y Slides.
• Mayor claridad en colaboración: documentos accesibles por Chat spaces o Google Groups con usuarios externos podrán mostrar el badge correspondiente.
• Más control sobre automatizaciones: service accounts externos de Google Cloud también pueden activar la advertencia.
• Notificaciones más seguras: emails de comentarios y uso compartido ahora incluyen badges para documentos y usuarios externos.
• Menos riesgo de phishing: los avisos ayudan a detectar contenido externo que podría parecer interno.

Recomendaciones

Para aprovechar mejor estos avisos, conviene combinarlos con políticas claras de sharing externo, capacitación a usuarios y revisión periódica de accesos a documentos sensibles.

• Mantenga la función activada: los badges externos aportan contexto visual útil para reducir errores de seguridad.
• Revise espacios y grupos: confirme qué Chat spaces y Google Groups permiten usuarios externos.
• Audite service accounts: valide qué service accounts externos tienen acceso a documentos internos.
• Capacite usuarios: explique qué significa el badge External y cuándo deben tener precaución.
• Combine con políticas de Drive: use reglas de sharing, DLP y permisos adecuados para reducir exposición de datos.

Disponibilidad y requisitos

Cómo empezar

• Administradores: esta función está ON por defecto y puede desactivarse a nivel de domain y organización. Consulte el Help Center para aprender a activar o desactivar Out-of-Domain Warnings para su organización.
• Usuarios finales: esta función está ON por defecto y no tiene configuración de usuario final. Consulte el Help Center para obtener más información sobre compartir archivos desde Google Drive.

Ritmo de lanzamiento

• Rapid Release y Scheduled Release domains: disponible ahora.

Disponibilidad

• Disponible para todos los Google Workspace customers.

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