Google Workspace Studio ahora permite usar Gems dentro de flujos automatizados mediante un nuevo paso llamado Ask a Gem. Con esta integración, los usuarios pueden enviar prompts a Gems privados para automatizar tareas como crear resúmenes, redactar documentos o procesar información basada en archivos de Google Drive.
Antecedentes
Según el anuncio oficial Use your Gems in your Google Workspace Studio flows, Google integra Gems en Google Workspace Studio como un nuevo paso que puede añadirse dentro de los flujos.
El nuevo paso Ask a Gem permite que un flujo envíe un prompt a un Gem privado para automatizar tareas de trabajo. Por ejemplo, un usuario puede usar un Gem especializado en resumir información, redactar documentos o aplicar instrucciones específicas sobre una base de conocimiento.
Google aclara que se puede usar cualquier Gem que tenga archivos de Drive en su knowledge base. Sin embargo, los Gems que usen Google Photos u otros tipos de archivo no aparecerán en Workspace Studio.
RECUERDE: Los Gems usados en Workspace Studio deben tener archivos de Drive en su knowledge base. Gems con Google Photos u otros tipos de archivo no aparecerán como opción dentro de Studio.{alertSuccess}
Impacto
La integración de Gems en Workspace Studio amplía las posibilidades de automatización con IA, al permitir que los flujos usen asistentes personalizados con instrucciones y knowledge bases específicas.
- Automatización más especializada: los flujos pueden usar Gems diseñados para tareas concretas, como resumir, redactar o transformar información.
- Más contexto: los Gems pueden apoyarse en archivos de Drive incluidos en su knowledge base.
- Menos trabajo repetitivo: permite delegar pasos de análisis o redacción dentro de workflows automatizados.
- Más personalización: cada equipo puede crear Gems adaptados a su forma de trabajar y luego reutilizarlos en Studio.
- Mejor continuidad: conecta el trabajo manual con flujos automatizados sin salir del ecosistema Workspace.
Recomendaciones
Para obtener mejores resultados, conviene diseñar Gems con instrucciones claras y knowledge bases bien curadas antes de incorporarlos a flujos de Workspace Studio.
- Prepare Gems por función: cree Gems distintos para resumen, redacción, clasificación o análisis, en lugar de usar uno genérico para todo.
- Use archivos de Drive relevantes: asegúrese de que la knowledge base del Gem contenga documentos actualizados y bien organizados.
- Pruebe prompts antes de automatizar: valide manualmente las respuestas del Gem antes de añadirlo a un flujo productivo.
- Documente el uso: explique qué hace cada Gem, qué archivos consulta y en qué flows puede usarse.
- Revise límites de uso: tenga en cuenta que los límites promocionales de Workspace Studio cambian después del 1 de junio de 2026.
Disponibilidad y requisitos
Cómo empezar
- Administradores: este paso está disponible por defecto si se permiten Gemini for Google Workspace steps. Consulte el Help Center para gestionar acceso a steps y starters en Workspace Studio.
- Usuarios finales: pruebe la función desde Google Workspace Studio. Use el paso Ask a Gem para enviar prompts a Gems compatibles.
Ritmo de lanzamiento
- Rapid Release y Scheduled Release domains: despliegue gradual (hasta 15 días para visibilidad) desde el 17 de abril de 2026.
Disponibilidad
- Business: Business Starter, Standard, and Plus
- Enterprise: Enterprise Standard and Plus
- Education: Education Fundamentals, Standard, and Plus
- AI Add-ons: AI Expanded Access*; AI Ultra Access*; Google AI Pro for Education
- Other Add-ons: Teaching and Learning
Nota: hasta el 1 de junio de 2026, los clientes de Workspace tienen acceso promocional a límites más altos para Workspace Studio. Después de esa fecha se aplicarán límites por usuario.
Nota adicional: desde el 1 de junio de 2026, los usuarios con licencias AI Expanded Access y AI Ultra Access tendrán límites más altos de uso en Workspace Studio.
