Antecedentes

Google Forms ahora habilita de forma general los controles granulares para decidir quién puede responder a un formulario. Esto alinea Forms con el modelo de sharing de Drive: se podrá limitar el acceso a respuestas por usuarios, grupos o target audiences, manteniendo el formulario disponible mientras se completa la actualización.

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Antecedentes

Según el anuncio oficial All Google Forms will now have granular controls over who can respond, el año pasado se anunció la posibilidad de “upgrade” manual para aplicar estos controles a formularios existentes. Ahora Google indica que todos los formularios existentes se actualizarán automáticamente.

Cuando un formulario se actualice, todas las personas que antes podían responder seguirán pudiendo hacerlo. Luego, el creador podrá ajustar el acceso con los nuevos controles (si lo desea). Durante el proceso, el formulario permanece disponible para recibir nuevas respuestas.

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RECUERDE: Tras la actualización automática, el formulario conserva el acceso existente. El control granular sólo cambia si el creador decide restringir quién puede responder.{alertSuccess}

El creador puede compartir el formulario a usuarios o grupos específicos para controlar quién responde.

Google Forms: cómo restringir quién puede responder con sharing

Impacto

Este cambio estandariza el control de acceso en Forms y reduce el riesgo de respuestas no deseadas, especialmente en organizaciones donde un formulario se comparte por error fuera del público objetivo.

• Control fino de respondedores: limitar respuestas a usuarios, grupos o target audiences.
• Menos fricción: se aplica automáticamente a formularios existentes, sin intervención manual.
• Continuidad operativa: el formulario sigue recibiendo respuestas durante la actualización.
• Alineación con Drive: comparte el enfoque de permisos usado en Docs/Sheets/Slides/Sites.

Recomendaciones

Para aprovechar el control granular, conviene definir criterios simples de quién debe responder y usar grupos o target audiences para mantener consistencia a escala.

• Use grupos: para encuestas recurrentes por equipo o área, evite listas manuales de usuarios.
• Evite enlaces públicos: si el formulario es interno, use restricciones por organización/grupo.
• Valide el público objetivo: antes de difundir, revise el sharing y haga una prueba con una cuenta “externa”.

Disponibilidad y requisitos

Cómo empezar

• Administradores: no hay admin control para esta función.
• Usuarios finales: los creadores pueden compartir formularios con individuos o grupos específicos. Consulte el Help Center para más detalles.

Ritmo de lanzamiento

• Rapid Release y Scheduled Release domains: despliegue extendido (podría superar 15 días para visibilidad) desde el 29 de enero de 2026.

Disponibilidad

• Available to all Google Workspace customers, Workspace Individual subscribers, and users with personal Google accounts

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