Google añade la opción de definir expiraciones al compartir archivos y carpetas en unidades compartidas de Google Drive. Desde el cuadro de compartir, ahora es posible establecer una fecha de vencimiento para colaboradores temporales y estandarizar el comportamiento de acceso temporal también en Mi unidad.
Antecedentes
De acuerdo con el anuncio oficial Set sharing expirations on files and folders in shared drives, Google lleva a la interfaz de Google Drive una función que antes sólo estaba disponible mediante la API de Drive: definir acceso con fecha de vencimiento para contenido en unidades compartidas.
Desde ahora, al compartir un archivo en una unidad compartida, es posible añadir una fecha de expiración directamente en el cuadro de uso compartido. Cuando el plazo termina, el acceso del colaborador temporal se revoca de forma automática, reduciendo la necesidad de limpieza manual de permisos.
Además, la actualización introduce expiraciones para carpetas en unidades compartidas (rol de lector) y unifica el comportamiento de expiración en Mi unidad, de modo que los permisos temporales de edición pasan a respetar el nivel de acceso que el usuario tiene sobre la carpeta padre en lugar de perder el acceso por completo.
RECUERDE: Definir fechas de expiración no sustituye a una revisión periódica de los permisos. Combine expiraciones automáticas con auditorías regulares de enlaces y accesos a archivos sensibles.{alertSuccess}
Impacto
La posibilidad de fijar expiraciones al compartir en unidades compartidas mejora tanto la seguridad como la operativa diaria de los equipos que colaboran en Drive.
- Menos accesos permanentes: Los colaboradores temporales dejan de acumular permisos que nunca se revocan, reduciendo la exposición de información.
- Automatización del ciclo de acceso: Las expiraciones eliminan la necesidad de retirar permisos manualmente al finalizar proyectos, auditorías o revisiones.
- Mayor control en unidades compartidas: En archivos se pueden definir expiraciones para cualquier rol; en carpetas, el vencimiento se aplica al rol de lector.
- Comportamiento coherente en Mi unidad: Cuando caduca un acceso temporal de editor, el usuario pasa al nivel que tiene en la carpeta padre (por ejemplo, lector) en lugar de perder el acceso por completo.
- Equilibrio entre seguridad y continuidad: La “caída” a un rol de menor privilegio evita bloqueos inesperados al tiempo que limita permisos excesivos.
En organizaciones con muchos colaboradores externos, esta función ayuda a mantener una superficie de riesgo más acotada sin frenar la colaboración cotidiana.
Recomendaciones
Si utilizas alguna de las ediciones de Google Workspace compatibles, puedes considerar estas buenas prácticas al desplegar expiraciones en Drive:
- Define políticas de duración: Establece criterios estándar (por ejemplo, 15, 30 o 90 días) para permisos temporales según el tipo de proyecto o de datos.
- Usa expiraciones por defecto en externos: Aplica fechas de vencimiento siempre que compartas con cuentas fuera del dominio o con proveedores.
- Revisa carpetas críticas en unidades compartidas: Aprovecha expiraciones de lector en carpetas para limitar accesos de revisión o auditoría.
- Documenta el nuevo comportamiento en Mi unidad: Explica a los equipos que, al caducar una edición temporal, el usuario puede seguir viendo el archivo si tiene acceso a la carpeta.
- Complementa con formación: Incluye este cambio en sesiones de seguridad o guías internas para que los usuarios ubiquen la opción “Agregar expiración” en el cuadro de compartir.
Una estrategia de expiraciones bien definida puede reducir significativamente el número de enlaces “huérfanos” y accesos históricos que ya no tienen sentido operativo.
Disponibilidad y requisitos
Las expiraciones al compartir archivos y carpetas en unidades compartidas se activan de forma predeterminada en los dominios compatibles.
Ritmo de lanzamiento:
- Dominios Rapid Release: Lanzamiento gradual (hasta 15 días para visibilidad completa) a partir del 4 de noviembre de 2025.
- Dominios Scheduled Release: Lanzamiento gradual (hasta 15 días para visibilidad completa) a partir del 18 de noviembre de 2025.
Controles de administración y acceso:
- Administradores: No existe un control específico en la consola para desactivar la función. Se habilita por defecto para los usuarios.
- Usuarios finales: La opción para añadir expiraciones aparece en el cuadro de compartir al otorgar acceso a archivos o carpetas en unidades compartidas.
- Plataformas: Las expiraciones pueden configurarse en la web y en dispositivos Android. No es posible fijarlas desde iOS en Mi unidad ni en unidades compartidas.
Ediciones y productos compatibles:
- Google Workspace: Business Starter, Business Standard, Business Plus
- Enterprise Starter, Enterprise Standard, Enterprise Plus
- Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus
- Education Standard, Education Plus
- Nonprofits
- Frontline Starter, Frontline Standard, Frontline Plus
- También disponible para: Google One AI Premium
- Google AI Pro y Google AI Ultra
- Gemini Business y Gemini Enterprise*
*A partir del 15 de enero de 2025, los complementos Gemini Business y Gemini Enterprise dejaron de estar disponibles para nuevas ventas; la función sigue aplicando a las suscripciones existentes.
