Antecedentes

La última actualización de la app Workday para Google Chat introduce un flujo único para solicitar, revisar y cancelar tiempo libre, además de comandos rápidos para consultar saldos y feriados de la empresa, todo sin salir de Chat.

Antecedentes

De acuerdo con el anuncio oficial Improving the Workday Google Chat app, la integración de Workday en Google Chat se refuerza con un flujo mejorado para gestionar solicitudes de tiempo libre y nuevas instrucciones para administradores de Workday y de Google Workspace.

La app permite a los empleados pedir vacaciones, revisar solicitudes existentes, cancelar tiempo libre y consultar rápidamente balances y feriados de la compañía desde Chat. En paralelo, se detallan pasos específicos para que Workday Admins configuren OAuth y el cliente API, y para que Workspace Admins permitan y distribuyan la app desde Google Workspace Marketplace.

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RECUERDE: Coordine la configuración entre los equipos de TI y RR. HH.: la app solo funcionará correctamente si el cliente OAuth de Workday y la instalación desde Marketplace están completados antes de que los usuarios empiecen a usarla.{alertSuccess}

Workday para Google Chat centraliza acciones de RR. HH. directamente en las conversaciones.

Impacto

La actualización de la app Workday para Google Chat busca que la gestión de tiempo libre sea más simple y coherente para empleados y administradores.

• Flujo único y guiado: Un solo recorrido para solicitar, revisar o cancelar tiempo libre reduce pasos sueltos y errores al gestionar vacaciones o ausencias.
• Comandos rápidos: Posibilita consultar saldos de tiempo libre y feriados de la empresa con mensajes breves, sin abrir otras aplicaciones.
• Menos contexto dividido: Empleados y managers pueden conversar sobre una solicitud y tomar acción desde el mismo espacio de Chat.
• Configuración centralizada: Al usar OAuth y un cliente API dedicado, los administradores pueden aplicar políticas consistentes para todo el dominio.
• Mejor adopción de Workday: Integrar acciones frecuentes en Chat suele aumentar el uso de la herramienta de RR. HH. y reducir consultas manuales a los equipos administrativos.

En organizaciones con plantillas híbridas o distribuidas, esta integración ayuda a que las solicitudes de tiempo libre se gestionen en el mismo entorno donde se dan las conversaciones de equipo.

Recomendaciones

Si tu organización usa Workday junto con alguna de las ediciones de Google Workspace, puedes considerar estas pautas:

• Workday Admins: Configura primero el cliente OAuth en Workday y documenta claramente el Client ID, Secret ID, el endpoint REST y los endpoints de token y autorización. Estos datos serán indispensables para completar la autorización desde Google Chat.
• Workspace Admins: Incluye la app en la lista de permitidas de Google Workspace Marketplace y decide si la instalarás para todo el dominio o dejarás que los usuarios la agreguen bajo demanda.
• RR. HH. y managers: Define un breve protocolo de uso (por ejemplo, qué tipos de solicitudes se gestionan desde Chat y cuáles siguen flujos especiales en Workday).
• Usuarios finales: Una vez instalada la app, prueba el flujo completo de solicitud y cancelación de tiempo libre y verifica que las notificaciones y estados se actualizan correctamente tanto en Chat como en Workday.

Documentar estos pasos en la intranet o en un manual corto puede acelerar la adopción y reducir tickets al equipo de soporte.

Disponibilidad y requisitos

Según Google, las mejoras de la app Workday para Google Chat están disponibles del siguiente modo:

• Ritmo de lanzamiento: Dominios Rapid Release y Scheduled Release: disponible actualmente.

Controles de configuración y acceso:

• Workday Admins: Deben activar OAuth y crear un nuevo cliente API para la integración con Google. La autorización que se configure aplicará a todos los usuarios de Workday en el dominio.
• Workspace Admins: Es necesario permitir y, opcionalmente, instalar la app Workday para Google Chat desde Google Workspace Marketplace para que esté disponible a los usuarios.
• Usuarios finales: Podrán instalar la app desde Marketplace siempre que el administrador lo permita y, a partir de ahí, usarla en sus conversaciones de Chat.

Disponibilidad por tipo de cuenta de Google:

• Disponible para todos los clientes de Google Workspace.
• Disponible para suscriptores de Google Workspace Individual.
• Disponible para usuarios con cuentas personales de Google.

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