Antecedentes

Google Workspace incorpora nuevas capacidades para Gemini orientadas a gobierno y cumplimiento: controles de datos incluidos, mayor Access Transparency y aprobaciones de gestión para acciones sensibles, ayudando a las organizaciones a operar con trazabilidad y políticas claras.

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Antecedentes

Según el anuncio oficial de Workspace Updates, estas mejoras refuerzan la administración de riesgos en el uso de Gemini, ofreciendo controles explícitos sobre qué datos se incluyen en el procesamiento, visibilidad sobre accesos administrativos y flujos de aprobación para operaciones críticas.

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Detalles clave

Los administradores obtienen mayor control operativo y evidencias de auditoría para cumplir requisitos internos y regulatorios.

• Controles de “datos incluidos”: Configuración para definir qué categorías de datos pueden ser usadas por Gemini en tareas específicas.
• Access Transparency para Gemini: Registros detallados sobre accesos administrativos y justificación, con mayor trazabilidad.
• Aprobaciones de gestión: Flujos de autorización para operaciones sensibles, reduciendo cambios sin revisión de pares.
• Políticas por UO/grupos: Aplicación segmentada según el riesgo y el contexto del equipo.
• Compatibilidad con auditoría: Eventos exportables a herramientas de monitoreo y SIEM para investigación y cumplimiento.

RECUERDE: Documente criterios de “datos incluidos” y mantenga revisiones periódicas de permisos y aprobaciones para alinear operaciones y cumplimiento.{alertSuccess}

Disponibilidad y requisitos

Despliegue gradual en Google Workspace. Puede requerir actualización de la consola de administración y habilitación explícita de políticas de Gemini. La disponibilidad varía por edición, región e idioma.

Configure políticas, obtenga transparencia de acceso y use aprobaciones para acciones sensibles.

Impacto

Mejora la gobernanza del uso de IA, facilita auditorías internas y soporta el cumplimiento de normativas con evidencias verificables.

Recomendaciones

Establezca una matriz de datos sensibles y flujos de aprobación por criticidad. Por ello, si usas alguna de las ediciones de Google Workspace, ten en cuenta lo siguiente:

• Usuarios: Aplique políticas de clasificación y verifique qué datos pueden compartirse con Gemini según su rol.
• Administradores: Definan “datos incluidos” por UO, habiliten Access Transparency y activen aprobaciones para acciones críticas.

Además, estará disponible sólo para las ediciones:

• Access Transparency está disponible para usuarios con licencias Enterprise Plus
• Las aprobaciones de acceso están disponibles para usuarios con licencias de Assured Controls o Assured Controls Plus
• La gestión de acceso está disponible para usuarios con licencias Assured Controls Plus

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