Antecedentes

Google Workspace presenta guest accounts para colaborar de forma más segura con usuarios externos que no usan Google Workspace. Desde Google Chat, las organizaciones podrán invitar a clientes, partners o vendors a conversaciones y espacios, extendiendo a esos invitados varias políticas de seguridad y protección de datos del dominio anfitrión.

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Antecedentes

Según el anuncio oficial Introducing guest accounts: Collaborate securely and communicate with non-Workspace users in Google Chat, Google lanza la disponibilidad general de guest accounts para que las organizaciones colaboren con usuarios externos no Workspace dentro de Chat y otras apps de Workspace.

Cuando un usuario de la organización invita desde un direct message (DM) o un Chat Space a una persona externa sin cuenta Workspace, se aprovisiona un guest account dentro del dominio anfitrión con un identificador único. Estas cuentas quedan ubicadas automáticamente en una Organizational Unit (OU) dedicada llamada “Workspace Guests”, con políticas de seguridad predeterminadas para este tipo de usuarios.

Google también indica que los invitados verán una etiqueta external en color teal dentro de Chat y podrán colaborar en superficies compatibles de Workspace como Chat, Drive, Docs, Slides, Sheets y Meet.

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RECUERDE: Los guest accounts se crean solo para usuarios externos no Workspace. La colaboración con usuarios externos de Workspace y con consumer Google accounts sigue funcionando como hasta ahora y no requiere crear guests.{alertSuccess}

Los invitados externos se aprovisionan dentro de una OU dedicada con controles propios en Admin console.

Impacto

La novedad permite ampliar la colaboración con terceros sin perder el control administrativo del dominio anfitrión, algo útil en relaciones con clientes, agencias, proveedores y partners.

• Colaboración segura: los usuarios externos pueden trabajar dentro del dominio bajo políticas de seguridad del host.
• Más control admin: la organización puede gestionar invitaciones, ciclo de vida y políticas para los guests.
• Protección de datos: los guests no pueden crear ni ser owners de nuevos archivos en Drive; solo colaborar sobre archivos existentes.
• Visibilidad operativa: los admins pueden gestionar estas cuentas desde la Admin console y mediante APIs.

Recomendaciones

Para implementar guest accounts con menos fricción, conviene revisar de antemano las reglas de external chat, las allowlists y las políticas que se aplicarán a la OU de invitados.

• Revise external chat settings: esta capacidad se apoya en la configuración existente de chat externo.
• Ajuste la OU Workspace Guests: añada políticas como 2-step verification o context-aware access si su organización lo necesita.
• Valide trusted domains: si usa dominios permitidos, considere agregar dominios no Workspace que deban colaborar con usted.
• Prepare integraciones: si consume datos desde Directory API, tenga presente que user.list incluirá guests por defecto y añade el campo is_guest_user.

Disponibilidad y requisitos

Cómo empezar

• Administradores: si tiene external chatting habilitado, los usuarios podrán empezar a invitar externos no Workspace en Chat por defecto. También podrá restringir quién puede invitar guests mediante el ajuste Guest invitation setting, que queda ON por defecto para todos los usuarios con permiso de chat externo.
• Usuarios finales: quienes puedan colaborar externamente y estén autorizados por sus admins podrán invitar y colaborar con usuarios externos no Workspace mediante guest accounts en Chat.
• Guests: los invitados recibirán un email en su dirección principal y podrán registrarse para empezar a colaborar, con capacidades limitadas similares a las de usuarios externos de Workspace.

Ritmo de lanzamiento

• Admin controls: Rapid Release y Scheduled Release domains, despliegue gradual desde el 26 de marzo de 2026 hasta el 10 de abril de 2026. Los admins serán notificados en Chat cuando la configuración esté disponible.
• End user capabilities: Rapid Release y Scheduled Release domains, full rollout desde el 13 de abril de 2026 hasta el 16 de abril de 2026.

Disponibilidad

• Business Starter, Standard, and Plus
• Enterprise Starter, Standard, and Plus

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